Teksten die klanten aantrekken

 

Hier schrijf ik over onderwerpen die me opvallen. 
Altijd met een knipoog naar communicatie.

My blogs in English


Blogs over communicatie


Terug naar overzicht

23-02-2017

Schrijf je collega’s en zakenrelaties geen liefdesbrief. Maar ook geen haatmail!

Hoe vaak schrijf je een bericht naar iemand? Ik durf te wedden dat je dat bijna dagelijks doet. Een whatsappje of een e-mail. En hoe snel reageer jij? Binnen een paar uur? Binnen een dag? Ook bij lastige onderwerpen?

Elkaar berichten schrijven is nuttig en leuk. Je wisselt informatie uit, vraagt hoe het er zakelijk en privé voorstaat en deelt een compliment uit. Maar soms is het niet leuk. Toch wordt ook bij conflicten vaak in de (digitale) pen geklommen en schrijft men verwoed met rode wangen hoe volgens hem of haar de vork in de steel zit.

In mijn vorige blog gaf ik je in 7 tips om op een doeltreffende manier mensen met elkaar in contact te brengen. Het zijn levensregels die je eigenlijk allemaal wel weet, maar die soms handig zijn om nog eens terug te lezen. Dat geldt ook voor het schrijven van berichten. Met name voor berichten die je naar collega’s en zakenrelaties schrijft, geef ik je hieronder 7 wenken die je geheugen zullen opfrissen.

Schrijf naar een persoon
Een organisatie schrijft niet. Bedenk dat je altijd schrijft naar een persoon. Deze persoon vertegenwoordigt de organisatie waar hij (lees ook zij) voor werkt, maar het is zijn persoon die, op basis van de informatie en beslissingsbevoegdheid die hij bezit, jou antwoord geeft.

Vermijd negatieve emoties op schrift
Boeken lezen is heerlijk. En het is de kunst van de schrijver om je een emotie te laten voelen tijdens het lezen van zijn verhaal. In berichten die je zakelijk schrijft komen veel minder emoties aan te pas. En negatieve emoties zijn eigenlijk uit den boze. Waarmee bereik je het doel van een schriftelijk bericht? Juist: feiten! Probeer je bij de feiten te houden en wil je emotie overbrengen, neem dan op een andere manier contact op. Blije woorden en complimenten mogen juist weer wel en kunnen de smeerolie van je bericht vormen. Overigens niet te verwarren met woorden die verkeerd te interpreteren zijn ;-)

Vermijdt bijzaken
Probeer op schrift alleen hoofdzaken te benoemen en houd problemen klein. Benoem de feiten en beschrijf kansen die een probleem kunnen oplossen.

Neem afstand
Bouw bij een precaire situatie de tijd in (neem dus even afstand) tussen het versturen van je bericht en het schrijven van je bericht. Berouw komt immers na de zonde. Als je je bericht schrijft terwijl de stoom uit je oren komt en je klikt op ‘verzenden’, is je boodschap scherp en misschien minder tactisch of doordacht dan je achteraf had gewild.

Schrijf over ‘ik’
Merk je de nuance tussen de zinnen “Jouw logica begrijp ik niet.” en “Ik begrijp niet wat je bedoelt”? Bij de eerste zin impliceer je dat de ander iets niet goed doorgeeft of niet goed begrijpt. Door, zoals in de tweede zin, vanuit jouw situatie te schrijven, vermijd je mogelijke communicatie van schuld of veroordeling.

De waarheid
Wie heeft de waarheid in pacht? Weet je zeker dat jij alle feiten op een rijtje hebt en ga je er vanuit dat de ander dat niet heeft, dan kan deze mindset het vlammetje zijn die de lont ontsteekt. De waarheid ligt altijd in het midden.

Jouw mindset
Over mindset gesproken, hoe groot is de kans dat wanneer jij open en met een positieve benadering schrijft, je ook zo bejegend wordt? Als schrijver van een bericht kun jij de toon zetten. Een heel krachtig instrument.

Heb je vragen of opmerkingen over mijn blogs? Laat van je horen!



Terug naar overzicht